La pandémie élargit le champ d’application des contrôles internes, mais les mentalités et la technologie doivent évoluer

• ^{76 % des personnes sondées perçoivent les contrôles internes comme précieux, mais estiment que tous les niveaux de l’organisation n’y participent pas de manière proactive}
• ^{87 % des organisations étendent leur suivi des contrôles internes suite à la crise COVID-19 et 38 % s’attendent à un changement de mentalité en la matière en raison de la pandémie}
• ^{La transformation numérique des contrôles internes est à la traîne : 30 % des répondants déclarent n’utiliser aucun outil numérique et 54 % ne sont pas sûrs de le faire à l’avenir}

Mardi 26 janvier 2021 — Les organisations s’articulent toutes autour de processus : des personnes, des logiciels et des machines interagissent pour accomplir les tâches essentielles, par exemple commander, recevoir et payer des fournitures. Le suivi du bon fonctionnement de ces processus (les contrôles internes) contribue au succès de l’ensemble de l’organisation et permet de préserver la transparence et la confiance vis-à-vis des collaborateurs, des clients et des parties prenantes. Dans cette optique, l’étude de PwC sur les contrôles internesa sondé une quarantaine de grandes entreprises des secteurs public et privé, actives en Belgique, quant à leurs contrôles internes, en se focalisant sur la mentalité, la maturité, l’évaluation des risques, la conception des contrôles, le suivi, le reporting et la numérisation.

Pourquoi des contrôles internes ?

L’importance des contrôles internes s’est accrue à mesure que de nombreuses structures d’entreprises ont gagné en complexité. Un système de contrôle interne garantit que les ressources de l’organisation sont exploitées de manière efficace et précise. La mise en place de contrôles appropriés permet aux organisations d’obtenir de précieuses informations sur le bon fonctionnement de leurs processus d’exploitation (par exemple : une facture est-elle liée à un bon de commande approuvé et à la réception de marchandises ?). Cette approche aide aussi tous les membres de l’entreprise et les parties prenantes externes à mieux comprendre l’organisation et ses activités.

En dépit de leur importance, chacun, au sein de l’organisation, n’accorde pas une priorité absolue à ces contrôles. 76 % des personnes sondées perçoivent les contrôles internes comme précieux, mais estiment que tous les niveaux de l’organisation n’y participent pas de manière proactive. Il reste difficile de faire comprendre aux responsables du contrôle interne la valeur ajoutée de leurs tâches et d’aller au-delà du simple fait de cocher une case (« vérifier parce que mon supérieur me l’a demandé ») pour illustrer à quel point leur activité contribue à la confiance et, finalement, à la résilience de l’organisation. En ce sens, on note un besoin manifeste de soutien sous la forme de formation et de communication persuasive. 16 % des répondants considèrent également la ludification comme un moyen efficace de faire évoluer les mentalités en faveur du contrôle interne.

Impact de la COVID-19

L’impact le plus important de la COVID-19 concerne le champ d’application des contrôles internes : 87 % des répondants effectuent une surveillance supplémentaire dans au moins un domaine et 95 % considèrent que de nouveaux risques ont vu le jour en matière opérationnelle, de sécurité et de finances et qu’ils doivent être atténués. 38 % estiment que la crise entraînera un changement de mentalité en matière de contrôles internes. Certaines organisations considèrent d’ailleurs la pandémie comme une opportunité de changer la façon dont les contrôles internes sont effectués. De petits pas sont faits vers une fonction de contrôle interne parée pour le futur, avec une attention particulière portée aux possibilités numériques pour soutenir l’efficience et l’efficacité du contrôle interne.

« La COVID-19 continue d’avoir un impact sur les entreprises du monde entier, non seulement sur leurs résultats, mais aussi sur la façon dont leurs processus sont gérés et contrôlés. La nouvelle réalité de la gestion d’une entreprise à distance, avec un manque potentiel de personnel ou de personnes clés, change la manière dont les contrôles internes sont effectués », explique Wim Rymen, associé chez PwC Belgique et expert en contrôles internes. « Les contrôles manuels sur papier ne fonctionnent plus. Les contrôles doivent être numérisés ou une solution alternative doit être définie. Un examen continu du cadre de contrôle interne de l’organisation est impératif pour éviter une baisse d’efficacité ».

Transformation numérique des contrôles internes

Dans l’environnement actuel, caractérisé par un grand nombre de processus business complexes, les systèmes de contrôle interne ne couvrent pas toujours les risques de manière efficace. Bien que les systèmes de contrôle interne actuels aient souvent une valeur avérée, leur pertinence et leur efficacité peuvent être renforcées s’ils sont déployés en combinaison avec une approche centrée sur les données. Les outils numériques les plus couramment utilisés pour soutenir les activités de contrôle interne sont l’analyse et la visualisation des données, l’automatisation des processus (RPA) et le process mining. L'utilisation de tels outils permet d’améliorer les contrôles de surveillance et de détection, mais aussi de mieux comprendre l’impact des contrôles (déficients). 30 % des répondants n’utilisent toutefois aucun des outils numériques disponibles et, fait frappant, 54 % des entreprises interrogées ne sont pas sûres de développer et d’utiliser ces techniques numériques à l’avenir.

Le paysage IT complexe d’aujourd’hui complique souvent la mesure et le maintien de la qualité des processus. Les facteurs qui ralentissent l’adoption des outils numériques peuvent être liés au coût, au manque de savoir-faire ou à la perception que la maturité des contrôles internes et la mentalité qui les accompagne ne sont pas suffisantes. « L’utilisation des nouvelles technologies pour améliorer l’efficacité des contrôles internes est une bonne approche. Il est nécessaire d’investir dans l’expertise dans ce domaine et de renforcer les capacités internes », déclare Wim Rymen, associé chez PwC Belgique et expert en contrôles internes. « Mais il est important de se rappeler le “triangle d’or” qui unit les contrôles, la technologie et les personnes. Il est essentiel d’impliquer toutes les parties prenantes, en particulier les responsables du contrôle interne, afin qu’ils comprennent la valeur ajoutée de ce qu’ils font et voient réellement le lien entre le contrôle interne et la protection de la résilience et de la réputation de l’organisation. Il est vital de comprendre la dimension humaine, d’effectuer une analyse en amont, de former et de soutenir les personnes concernées. Vous pouvez activer vos systèmes de contrôle de manière numérique, mais si vous ne maîtrisez pas l’élément humain, vous n’irez pas loin. » 

À propos de l’enquête de PwC Belgique sur les contrôles internes

L’objectif de l’enquête sur les contrôles internes était de fournir des indications quantitatives sur la manière dont les organisations belges gèrent les contrôles internes et de mesurer l’impact de la COVID-19 sur leur fonction de contrôle interne. L’enquête visait, en outre, à obtenir des informations qualitatives sur l’état de la culture de contrôle interne de l’organisation. L’enquête de PwC Belgique sur les contrôles internes s’est concentrée sur la mentalité et la maturité du contrôle interne, l’évaluation des risques, la conception du contrôle, le suivi, le reporting et la numérisation. 37 grandes entreprises des secteurs public et privé, actives en Belgique, dans une grande variété de secteurs, ont été sondées. Les personnes interrogées exercent toutes des responsabilités dans le domaine du contrôle interne. Quelques informations démographiques sur les répondants :

• 68 % provenaient d’entreprises ayant un chiffre d’affaires supérieur à 150 millions d’euros
• 52 % des organisations comptent plus de 5 000 collaborateurs
• 72 % disposent de systèmes ERP
• 57 % des répondants sont issus d’entreprises cotées

Découvrez le rapport complet de l’enquête sur les contrôles internes.

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Erik Oosthuizen

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