Bereik van interne controles wordt groter door pandemie, mindset en technologie kunnen boost gebruiken

Dinsdag 26 januari 2021 - Processen zijn de motor van elke organisatie: werknemers, software en machines interageren in een aantal stappen om samen met elkaar de belangrijke taken tot een goed einde te brengen; bijvoorbeeld bestellen, in ontvangst nemen en betalen van goederen. De efficiëntie van die processen monitoren - via interne controles - draagt bij aan het succes van de hele organisatie. Werknemers, klanten en stakeholders kunnen volgen wat er achter de schermen gebeurt, zodat hun vertrouwen in de organisatie behouden blijft. Daarom legde PwC aan zo'n 40 grote bedrijven die actief zijn in de publieke en private sector in België een vragenlijst voor, de Internal Controls Survey, met vragen over hun interne controles en meer bepaald over onderwerpen zoals mindset, maturiteit, risicobeoordeling, ontwerp van controles, monitoring, rapportering en digital enablement.

Wat is het nut van interne controles?

Het belang van interne controles nam recht evenredig toe met de complexiteit van heel wat bedrijfsstructuren. Een systeem van interne controles biedt een organisatie de zekerheid dat haar middelen doeltreffend en juist worden ingezet. Door de juiste controles in te voeren, verwerven organisaties waardevolle inzichten in de goede werking van hun bedrijfsprocessen (bijvoorbeeld, is een factuur gelinkt aan een goedgekeurde inkooporder en ontvangstbewijs?). Bovendien helpt zo'n systeem iedereen in het bedrijf en alle externe stakeholders beter te begrijpen wat de organisatie doet en waar ze voor staat.

Hoewel hun belang niet te overschatten is, krijgen interne controles niet overal dezelfde prioriteit. 76% van de respondenten vindt interne controles waardevol maar denkt dat niet alle niveaus in de organisatie er proactief aan bijdragen. De uitdaging blijft dus om de verantwoordelijke voor interne controles duidelijk te maken wat de toegevoegde waarde is van hun werk, zodat ze de dingen niet enkel checken “omdat de baas daar de opdracht toe gaf”. Alleen zo gaan ze inzien dat wat ze doen bijdraagt aan de betrouwbaarheid en uiteindelijk ook de veerkracht van de organisatie. Dat er nood is aan ondersteuning in de vorm van opleiding en overtuigende communicatie staat buiten kijf. 16% van de respondenten ziet ook gamification als een efficiënte oplossing om mensen verder te overtuigen van het belang van interne controles.

Impact van COVID-19

COVID-19 had de grootste impact op het bereik van interne controles: 87% van de respondenten doet aan bijkomende monitoring in minstens één domein, en 95% is van mening dat er bijkomende operationele, veiligheids- en financiële risico's zijn die beheerst moeten worden. 38% gelooft dat de crisis zal uitmonden in een verschuiving in hoe men over interne controles denkt, en sommige organisaties zien de pandemie als een kans om de werking van interne controles bij te schaven. Beetje bij beetje evolueren ze naar een toekomstgericht model met een interne controlefunctie, met aandacht voor digitale kansen om de efficiëntie en doeltreffendheid van interne controles te vergroten.

"COVID-19 blijft een impact hebben op bedrijven wereldwijd; niet alleen op hun resultaten, maar ook op de werking en monitoring van hun processen. De nieuwe realiteit waarbij bedrijven op afstand worden geleid, potentieel onderbemand zijn of belangrijke individuen missen, verandert de manier waarop interne controles gebeuren", verklaart Wim Rymen, Partner bij PwC Belgium en expert in interne controles. "Manuele controles op papier schieten tekort. De controles moeten ofwel digitaal gebeuren of er moet een alternatief uitgedokterd worden. Een permanente beoordeling van de interne controleomgeving van de organisatie is een must om een terugval in doeltreffendheid te voorkomen."

Digitalisatie van interne controles

Omdat talrijke bedrijven complexe processen hanteren, beheersen tegenwoordig niet alle interne controlesystemen risico's op efficiënte een wijze. Ondanks de vaak bewezen waarde van bestaande interne controlesystemen, kan hun relevantie en efficiëntie een boost krijgen in combinatie met een data-driven approach. De meest gebruikte tools voor de ondersteuning van interne controles zijn data-analyse en datavisualisatie, robotprocesautomatisering en process mining. Ze worden vooral gebruikt om de monitoring en detectiecontroles te verbeteren en om de impact van (gebrekkige) controles beter te vatten. Toch gebruikt 30% van de respondenten geen van de beschikbare digitale tools, en maar liefst 54% van de ondervraagde bedrijven is onzeker of ze in de toekomst plannen hebben om digitale technieken te ontwikkelen en gebruiken.

De complexiteit van het moderne IT-landschap maakt het moeilijk om de kwaliteit van processen te meten en op peil te houden. Deze factoren kunnen een rem zetten op de digitalisatie: kostprijs, gebrek aan knowhow of de perceptie dat de interne controles en de daarmee gepaarde gaande mindset onvoldoende matuur zijn. "Nieuwe technologieën gebruiken om de efficiëntie van interne controles een boost te geven is een goede aanpak. De nood om op dit domein in expertise te investeren en inhouse talenten te ontwikkelen is er", aldus Wim Rymen. "Wat we vooral niet mogen doen, is de gouden driehoek van controles, technologie en mensen uit het oog verliezen. Belangrijk is dat we alle stakeholders mee aan boord te krijgen, vooral de verantwoordelijken van interne controles, zodat ze zelf de toegevoegde waarde gaan inzien van wat ze doen en ze het verband zien tussen controles en bescherming van de veerkracht en reputatie van de organisatie. Het menselijke aspect begrijpen, voorafgaande analyse, opleiding en ondersteuning zijn stuk voor stuk essentieel. Je kunt je controlesystemen wel digitaal inschakelen, maar als het menselijke aspect niet goed zit, zul je niet ver komen."

Over de Internal Controls Survey van PwC België

Het doel van de Internal Controls Survey was om kwantitatieve inzichten te verschaffen in hoe Belgische organisaties met interne controles omgaan en hoe ze de impact van COVID-19 op de werking van hun interne controle meten. Bovendien wilde het onderzoek kwalitatieve inzichten verstrekken over hoe het organisaties vergaat met hun cultuur van interne controle. De PwC België Internal Controls Survey focuste op de mindset over interne controle en op maturiteit, risicobeoordeling, ontwerp van controles, monitoring, rapportering en digital enablement. 37 toonaangevende bedrijven uit de publieke en private sector met activiteiten in België in de meest uiteenlopende sectoren werden ondervraagd. De respondenten hebben allemaal verantwoordelijkheden op het vlak van interne controle. Enkele demografische gegevens van de respondenten:

Lees het volledige rapport van de Internal Controls Survey.

Contact

Erik Oosthuizen

erik.oosthuizen@pwc.com ​
​0474 56 42 76

www.pwc.com